Ville de 70 000 habitants, Cergy a été élue 1ère Ville du Val d’Oise dans « laquelle il fait bon vivre ». Située à une trentaine de kilomètres de Paris (RER A, SNCF, A15…), aux portes du Parc naturel du Vexin, elle offre de nombreux services au public. Pôle économique et administratif majeur du territoire, elle se distingue par son attractivité culturelle et étudiante.
Placé sous l’autorité du responsable d’équipement, l’agent d’accueil assure la première interface entre les usagers et l’ensemble des services du Carreau. L’agent assure l’accueil général physique et téléphonique du Carreau et l’orientation des usagers vers les services compétents. L’agent apporte les réponses de niveau 1 et 2 réceptionne et traite les demandes pour tous les services de la mairie. Ses missions s’inscrivent dans le cadre de l’amélioration en continue de l’accueil et le référentiel Qualiville.
Missions
Accueillir, informer et orienter:
- Assurer un accueil physique et téléphonique de l’équipement par une écoute bienveillante et dans un souci de discrétion
- Informer et orienter les publics selon les demandes et les besoins identifiés
- Recenser les informations ou doléances des habitants, des acteurs du quartier et autres partenaires
- Réceptionner les documents et les courriers à destination des services en remplissant le registre
- Mettre en place et assurer le suivi des affichages et la mise à disposition des documents dans le hall d’accueil
- Assurer la promotion du Carreau et mettre à disposition du public les informations en lien avec la vie de l’équipement.
Gérer les rendez-vous :
- Organiser les plannings des salles du Carreau et du LCR de la piscine
- Enregistrer le passage des usagers et des invités via un logiciel
- Retirer les CNI, passeports, attestations via le logiciel Syndbird.
Assurer le suivi administratif:
- Traiter les correspondances (réception, enregistrement, distribution)
- Diffuser les informations générales aux associations (mails), invitations aux réunions
- Tenir des fichiers habitants et associations
- Assurer le suivi des dossiers administratifs associatifs : recherche de documents, classement, archivage, mise à jour des fichiers informatiques, gestion des boites aux lettres associatives
- Assurer le suivi des commandes de fournitures, des livraisons, de l’entretien des appareils bureautiques (fax, imprimante, photocopieur)
- Gérer et rédiger les conventions de prêt de salles via le logiciel GMA.
Participer à l’amélioration de la qualité de l’accueil des usagers:
- Poursuivre en lien avec le service Relations à l’usager de la DRUSI les démarches d’amélioration de l’accueil du public
- Veiller à mettre à jour les outils de suivi d’activité
- Faciliter les démarches pour l’accès aux droits par la prise de rendez-vous pour les permanences sociales
- Décliner les orientations du projet social afférentes à la fonction d’accueil.
Informations complémentaires
Temps de travail : 39 heures hebdomadaires – 22 RTTs
Avantages sociaux : Carte restaurant, remboursement du titre de transport à hauteur de 75 %, prime « Forfait mobilités durables » jusqu’à 300 € par an, plan de formation attractif, adhésion possible à divers dispositifs (CNAS, Amicale du personnel, Pause Sport), prime annuelle, participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance.
Conditions particulières d’exercice : Travail par roulement les samedis de 8h45 à 12h40.
Profil
Agent titulaire sur un grade de catégorie C, (à défaut contractuel), vous avez une bonne connaissance du rôle des maisons de quartier, des centres sociaux et services d’une mairie. Dotés de capacités relationnelles indéniables, vous savez adapter votre mode de communication au public concerné. Votre finesse et votre esprit d’analyse vous permettent d’appréhender des situations d’accueil parfois complexes, d’identifier la nature et le degré d’urgence d’une demande, et de prendre les mesures appropriées. Votre patience, votre sens de la pédagogie et votre discrétion constituent des atouts essentiels à votre savoir-être. Vous démontrez une assertivité tant avec vos interlocuteurs internes qu’externes. La maîtrise des outils informatiques, votre excellente capacité rédactionnelle, votre résistance au stress et votre capacité à prendre du recul face aux situations rencontrées complètent votre profil.
Tous les postes de la ville de Cergy sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
